Modul 3: Praktische Anwendung von KI in Office und Tools
KI im Arbeitskontext
In diesem Modul geht es darum, Tools für den Arbeitskontext kennenzulernen und neue Funktionsweisen und Tipps in bekannten Standardanwendungen zu entdecken.Lernziele
Die Lernziele des Kurses orientieren sich am Prinzip des "Deeper Learning". Der Fokus liegt auf den drei Kernbereichen: Wissen, Handeln und Engagieren. Durch die sorgfältige Integration aller drei Kernbereiche wird eine ganzheitliche, interaktive und inspirierende Lernumgebung ermöglicht, die das Lernen vertieft und ins Handeln bringt.Das Modul zielt darauf ab, verschiedene Anwendungen zu zeigen und praktisch kennenzulernen, die im Arbeitskontext eingesetzt werden können und u.a. bereits in Standardanwendungen integriert sind.
Wissen:
Handeln:
Engagieren:
Interview
In diesem Video sprechen wir mit Sebastian Wagner, Teams Technical Specialist bei Microsoft, über viele arbeitserleichternde Tipps, die ein Tool gemeinsam mit bekannten Standardanwendungen übernehmen kann. Und auch, wo seine Grenzen liegen.
KI-gestützte Automatisierung von Aufgaben
"Copilot" ist ein digitaler Assistent, der in Microsoft 365-Anwendungen integriert ist und Nutzerinnen und Nutzern diverse Funktionen bei der Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben mit Office bietet.- Zusammenfassung von Inhalten z.B. für lange Textdokumente, E-Mail-Konversationen oder Meetingprotokolle
- Echtzeit-Unterstützung während Meetings
- Sprachübergreifende Ausgabe von Inhalten
- Kontextbezogene Antworten mit angereicherten Informationen aus tagesaktuellen Geschehen durch Internetanbindung
- Copilot reagiert in natürlicher Sprache
- Reduzierung der Komplexität des Arbeitens im Büro
Für Privatpersonen wird die Möglichkeit geboten, die grundlegenden Funktionen des Copilot ohne den Erwerb einer Lizenz im Edge-Browser (Symbol rechts oben) oder auf der Webseite copilot.microsoft.com kostenlos zu testen.
Effizienzsteigerung bei Texterstellung
Copilot kann dabei helfen, verschiedene Texte schneller zu erstellen. Zum Beispiel kann das Tool Vorschläge für E-Mail-Antworten verfassen, lange Texte zusammenfassen – sowohl als Fließtext als auch in Stichworten – oder in einer bestimmten Form oder dem gewünschten Stil schreiben.Ebenso ist es damit möglich, Datendiagramme vorzubereiten oder bei der Entwicklung und Verwaltung von Social Media-Inhalten zu unterstützen.
Dieses KI-Tool bezieht den spezifischen Kontext mit ein und kann auf Basis vorheriger Informationen passende Inhalte vorschlagen.
Verfassen von E-Mails
Copilot kann zur Verbesserung der Sprachqualität von Dokumenten beitragen. Es bietet Vorschläge zur klareren Formulierung, Grammatikkorrekturen und Stilverbesserungen.
Datenvisualisierung
- Auswahl geeigneter Diagrammtypen: Auf Basis der vorhandenen Daten kann Copilot Vorschläge für passende Diagrammtypen machen. Beispielsweise könnte es bei Zeitreihen ein Liniendiagramm und bei Kategorienvergleichen ein Balkendiagramm empfehlen.
- Erstellung von Diagrammen: Copilot kann helfen, die Daten direkt in Diagramme umzusetzen. Dies beinhaltet das Einlesen von Datensätzen und das automatische Generieren von Diagrammen in Tabellenkalkulations- und Präsentationssoftware.
- Optimierung der Datenpräsentation: Copilot kann Ratschläge zur Optimierung der Datenvisualisierung geben, wie die Auswahl von Farben, die Anpassung von Skalen und Achsen oder die Implementierung von interaktiven Elementen für eine klarere Darstellung.
- Interpretation der Daten: Neben der reinen Visualisierung kann Copilot auch bei der Interpretation der Daten assistieren, indem es Trends, Muster und wichtige Erkenntnisse aus den Daten hervorhebt.
Einblick in datenbasierte KI-Anwendungen in Social Media
- Inhaltsentwicklung: Diese Funktion ist grundlegend für die Generierung ansprechender und zielgruppenspezifischer Inhalte, was essentiell für den Erfolg auf Social Media ist.
- Ideenfindung: Die Fähigkeit, aktuelle Trends zu analysieren und thematisch passende Vorschläge zu machen, ist für die Relevanz und Aktualität der Beiträge entscheidend.
- Sprachliche Optimierung: Die Verbesserung der Sprache der Beiträge trägt wesentlich zur Professionalität und Lesbarkeit bei, was wiederum das Engagement der Zielgruppe erhöht.
- Anpassung an verschiedene Plattformen: Da jede Social Media-Plattform ihre eigenen Best Practices und Publikumspräferenzen hat, ist die Plattform-spezifische Anpassung der Inhalte für die Maximierung der Reichweite und Interaktion unerlässlich.
Diese Funktionen tragen direkt zur Steigerung der Qualität und Relevanz von Social Media-Beiträgen bei und unterstützen Nutzer effizient bei der Erstellung und Verwaltung ihrer Social Media-Inhalte.
KI Tools in Office und Co
Doch auch ohne Copilot gibt es Möglichkeiten die Aufgaben mit Hilfe von KI zu vereinfachen. Alle Microsoft Office Anwendungen haben KI Hilfsmittel an Board, die Arbeit erleichtern und Produktivität steigern können.
Plastischer Reader in Word
Er ist unter Ansicht -> Plastischer Reader zu finden. Hat man ein Word Dokument mit einem Text geöffnet, dann präsentiert sich der Text mit größerem Zeilenabstand. Im Menü oben links lässt sich die Hintergrundfarbe verändert, die Silbentrennung einschalten und der Text laut vorlesen. Der Plastische Reader kommt auch ein einem separaten Programm daher, dann gibt es mehr sinnvolle Funktionen. Zum Beispiel lassen sich manche Wörter durch Bilder darstellen. Hier gibt es eine Demo.
Mit dem Play-Button unten in der Mitte lässt sich der Text vorlesen. Direkt rechts daneben, kann die Stimme gewählt und die Sprechgeschwindigkeit verändert werden. Oben rechts im Bildschirm lassen sich mit dem Buch-Symbol der Fokus verändern, die Darstellung von erklärenden Bildern ein und aus schalten. Praktisch ist hier auch die Übersetzungsfunktion.
Mit den Optionen hinter dem Zauberstab lässt sich die Silbentrennung darstellen und die Wortarten können eingefärbt werden. Mit den Optionen hinter dem Buchstaben A oben rechts im Bildschirm lassen sich die Darstellungsoptionen des Textes verändern.
Alle diese Funktionen haben das Ziel einen Text vereinfacht darzustellen, sehr praktisch, wenn man eine Fremdsprache lernen möchte oder das Lesen lernen möchte.
Mit dem Play-Button unten in der Mitte lässt sich der Text vorlesen. Direkt rechts daneben, kann die Stimme gewählt und die Sprechgeschwindigkeit verändert werden. Oben rechts im Bildschirm lassen sich mit dem Buch-Symbol der Fokus verändern, die Darstellung von erklärenden Bildern ein und aus schalten. Praktisch ist hier auch die Übersetzungsfunktion.
Mit den Optionen hinter dem Zauberstab lässt sich die Silbentrennung darstellen und die Wortarten können eingefärbt werden. Mit den Optionen hinter dem Buchstaben A oben rechts im Bildschirm lassen sich die Darstellungsoptionen des Textes verändern.
Alle diese Funktionen haben das Ziel einen Text vereinfacht darzustellen, sehr praktisch, wenn man eine Fremdsprache lernen möchte oder das Lesen lernen möchte.
Powerpoint
PowerPoint kommt standardmäßig mit KI-Funktionen daher, Sie alle haben das Ziel schneller ansprechende Präsentationen zu erstellen. Öffnet man eine neue noch leere Präsentation erscheint auf der rechten Seite das KI-Tool *PowerPoint Designer*, ein Tool der Office intelligent services. Wird ein neue Präsentation erstellt oder ein Bild eingefügt, gibt der Designer Vorschläge die Darstellung zu verbessern. Sehr hilfreich ist es auch, wenn mehrere Bilder gleichzeitig auf einer Folie dargestellt werden sollen. Der Designer erkennt, wo der relevante Teil eines Bildes ist, zum Beispiel ein Gesicht oder Text und rückt diesen Abschnitt in den Fokus. Andere Bildteile werden dagegen abgeschnitten, damit mehrere Bilder gut auf eine Folie passen.
Mit einem einfachen Trick lassen sich auch inhaltliche Teile der Präsentation in wenigen Sekunden erstellen. Dazu bittet man chatGPT oder eine andere KI einfach um Hilfe. Der einfachste Ansatz ist es, der KI zunächst mitzuteilen, worum es in der Präsentation gehen soll. Danach soll die KI Vorschläge unterbreiten, wie die Folien beschriftet sein sollen. Ist das Ergebnis nicht wie gewünscht, dann lässt sich die KI mit Rückfragen und Aufforderungen dazu bringen, die eigenen Wünsche immer besser umzusetzen.
Wenn die Präsentation einmal fertig ist, kann auch hier KI helfen. Die KI kann die Präsentation automatisch untertiteln und sogar live übersetzen: Dazu Wählt man im Reiter Bildschirmpräsentation die Einstellung Untertiteleinstellungen. Dort kann die gesprochene Sprache und die Untertitelsprache gewählt werden.
Mit einem einfachen Trick lassen sich auch inhaltliche Teile der Präsentation in wenigen Sekunden erstellen. Dazu bittet man chatGPT oder eine andere KI einfach um Hilfe. Der einfachste Ansatz ist es, der KI zunächst mitzuteilen, worum es in der Präsentation gehen soll. Danach soll die KI Vorschläge unterbreiten, wie die Folien beschriftet sein sollen. Ist das Ergebnis nicht wie gewünscht, dann lässt sich die KI mit Rückfragen und Aufforderungen dazu bringen, die eigenen Wünsche immer besser umzusetzen.
Wenn die Präsentation einmal fertig ist, kann auch hier KI helfen. Die KI kann die Präsentation automatisch untertiteln und sogar live übersetzen: Dazu Wählt man im Reiter Bildschirmpräsentation die Einstellung Untertiteleinstellungen. Dort kann die gesprochene Sprache und die Untertitelsprache gewählt werden.
Excel
In Excel wird die Verarbeitung und Analyse von Daten durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) effizienter gestaltet. Eine der Funktionen, die KI nutzt, ist die Ideen-Funktion, welche automatisch Muster in Daten erkennt und Vorschläge für Analysen liefert.
Insights (Ideen):
Ein ausgewählter Datensatz kann analysiert werden, indem auf den Reiter "Start" oder "Ansicht" geklickt und dort die Schaltfläche "Ideen" ausgewählt wird. Excel führt eine Analyse der Daten durch und schlägt basierend auf erkannten Mustern verschiedene Diagramme und Pivot-Tabellen vor.
Flash Fill:
Bei der Eingabe einer Sequenz oder eines Formats in einer neuen Zelle kann Excel das Muster erkennen und den Vorschlag machen, die restliche Datenreihe automatisch zu vervollständigen. Die Bestätigung erfolgt durch Drücken der Enter-Taste.
Datenanalyse durch KI-gestützte Add-Ins wie Power BI:
Durch Integration von Add-Ins wie Power BI, die maschinelles Lernen verwenden, können komplexere Datenanalysen innerhalb von Excel ermöglicht werden.
Dynamische Arrays:
Dynamische Array-Funktionen wie SORT, FILTER und UNIQUE können angewendet werden, um Daten ohne den Einsatz komplexer Formeln zu verarbeiten.
Automatisierte Vorhersagen:
Mit der Funktion "Prognoseblatt" können Trends analysiert und zukünftige Werte auf Basis historischer Daten prognostiziert werden, wobei statistische Methoden zur Anwendung kommen.
Es ist zu beachten, dass manche dieser Funktionen eventuell nur in neueren Versionen von Excel oder mit einem Microsoft 365-Abonnement verfügbar sind. Die Verfügbarkeit und genaue Vorgehensweise können je nach verwendeter Excel-Version variieren.
Insights (Ideen):
Ein ausgewählter Datensatz kann analysiert werden, indem auf den Reiter "Start" oder "Ansicht" geklickt und dort die Schaltfläche "Ideen" ausgewählt wird. Excel führt eine Analyse der Daten durch und schlägt basierend auf erkannten Mustern verschiedene Diagramme und Pivot-Tabellen vor.
Flash Fill:
Bei der Eingabe einer Sequenz oder eines Formats in einer neuen Zelle kann Excel das Muster erkennen und den Vorschlag machen, die restliche Datenreihe automatisch zu vervollständigen. Die Bestätigung erfolgt durch Drücken der Enter-Taste.
Datenanalyse durch KI-gestützte Add-Ins wie Power BI:
Durch Integration von Add-Ins wie Power BI, die maschinelles Lernen verwenden, können komplexere Datenanalysen innerhalb von Excel ermöglicht werden.
Dynamische Arrays:
Dynamische Array-Funktionen wie SORT, FILTER und UNIQUE können angewendet werden, um Daten ohne den Einsatz komplexer Formeln zu verarbeiten.
Automatisierte Vorhersagen:
Mit der Funktion "Prognoseblatt" können Trends analysiert und zukünftige Werte auf Basis historischer Daten prognostiziert werden, wobei statistische Methoden zur Anwendung kommen.
Es ist zu beachten, dass manche dieser Funktionen eventuell nur in neueren Versionen von Excel oder mit einem Microsoft 365-Abonnement verfügbar sind. Die Verfügbarkeit und genaue Vorgehensweise können je nach verwendeter Excel-Version variieren.
Fallstudie Power BI
Das Microsoft Office Tool Power BI (Business Intelligence) ist ein professionelles Tool, um Geschäftsprozesse digital in Form von Dashboards abzubilden.Die Idee dahinter ist, dass bei Geschäftsprozessen häufig viele Daten entstehen. Diese zu analysieren ist ein wichtiger Prozess, um Handlungsentscheidungen zu treffen.
Power BI unterstützt Unternehmen dabei, ihre Daten zu sammeln, zu verarbeiten und zu analysieren, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Durch seine Benutzerfreundlichkeit und die Fähigkeit, komplexe Datenmengen in verständliche Einblicke umzuwandeln, ist Power BI ein wertvolles Tool für Unternehmen.
Beispiel Fahrradleih-Service
Ein Beispiel: Ein Leihservice für Fahrräder möchte abschätzen, wie viele Fahrräder vorgehalten werden müssen, damit alle Kunden bedient werden können. Gleichzeitig müssen aber die Räder auch gewartet werden, also Luftdruck kontrolliert, die Bremsen und die Gangschaltung korrekt eingestellt sein. Die Frage ist also, wann ist einer guter Zeitpunkt sich um die Wartung zu kümmern, ohne dass Räder für den Verleih fehlen?
Hier kann Power BI helfen: Die Anwendung kann sich die Zahlen des Verleihs aus den vergangenen Jahren anschauen (natürlich nur, wenn diese auch aufgeschrieben wurden). Abhängig von der Jahreszeit schwankt der Bedarf nach Leihrädern. So ist der Bedarf in den Sommerferien höher, als im Winter. Auch das Wetter spielt eine entscheidende Rolle. An Regentagen ist der Bedarf geringer. Genauso spielt es eine Rolle, welcher Wochentag ist. Am Wochenende ist der Bedarf wieder höher. Man merkt schnell, es ist manchmal nicht ganz einfach den Bedarf richtig abzuschätzen. Hier kommt Power BI ins Spiel. Die Anwendung kann den Bedarf grafisch darstellen und mittels KI fehlende Daten ergänzen, indem eine intelligente und realistische Abschätzung gemacht wird. Die KI kann Daten aus dem Wetterbericht und aus Feiertagen und Ferienzeiten berücksichtigen.
Die KI in Power BI kann eine Empfehlung aussprechen, wie viele Fahrräder sich finanziell lohnen. Zu wenig Leihräder und es werden zu viele Kunden enttäuscht, zu viele Räder sind eine bedeutende unnötige Investition. Gleichzeitig gehen Fahrräder auch mal kaputt oder müssen regelmäßig gewartet werden. Die Ausgaben dürfen die Einnahmen nicht auf Dauer überschreiten. Schnell entsteht eine unübersichtliche Situation, bei der sich ein Tool wie Power BI bezahlt machen kann.
Hier kann Power BI helfen: Die Anwendung kann sich die Zahlen des Verleihs aus den vergangenen Jahren anschauen (natürlich nur, wenn diese auch aufgeschrieben wurden). Abhängig von der Jahreszeit schwankt der Bedarf nach Leihrädern. So ist der Bedarf in den Sommerferien höher, als im Winter. Auch das Wetter spielt eine entscheidende Rolle. An Regentagen ist der Bedarf geringer. Genauso spielt es eine Rolle, welcher Wochentag ist. Am Wochenende ist der Bedarf wieder höher. Man merkt schnell, es ist manchmal nicht ganz einfach den Bedarf richtig abzuschätzen. Hier kommt Power BI ins Spiel. Die Anwendung kann den Bedarf grafisch darstellen und mittels KI fehlende Daten ergänzen, indem eine intelligente und realistische Abschätzung gemacht wird. Die KI kann Daten aus dem Wetterbericht und aus Feiertagen und Ferienzeiten berücksichtigen.
Die KI in Power BI kann eine Empfehlung aussprechen, wie viele Fahrräder sich finanziell lohnen. Zu wenig Leihräder und es werden zu viele Kunden enttäuscht, zu viele Räder sind eine bedeutende unnötige Investition. Gleichzeitig gehen Fahrräder auch mal kaputt oder müssen regelmäßig gewartet werden. Die Ausgaben dürfen die Einnahmen nicht auf Dauer überschreiten. Schnell entsteht eine unübersichtliche Situation, bei der sich ein Tool wie Power BI bezahlt machen kann.
Diskussionsfragen
Um sich über dieses Lernmodul hinaus mit dem Thema auseinander zu setzen, können Sie anhand der folgenden Fragen ein paar Inspirationen für Recherchen oder Gespräche finden:- Einsatzmöglichkeiten von KI in Office-Umgebungen: Welche praktischen Einsatzmöglichkeiten sehen Sie für KI-gestützte Tools wie Copilot in Ihrem Arbeitsalltag? Diskutieren Sie, wie diese Tools Ihre Produktivität und Effizienz beeinflussen könnten.
- Herausforderungen und Grenzen von KI in Office-Anwendungen: Welche potenziellen Herausforderungen oder Grenzen sehen Sie bei der Integration von KI in Standard-Office-Anwendungen? Wie können diese Herausforderungen überwunden werden?
- Datenschutz und Datensicherheit bei KI-Anwendungen: Wie kann der Datenschutz bei der Verwendung von KI-Tools wie Copilot gewährleistet werden, insbesondere in Bezug auf sensible Unternehmensdaten?
- Anpassungsfähigkeit von KI-Tools: Inwiefern können KI-Tools wie Copilot individuell auf die Bedürfnisse und den Arbeitsstil einzelner Nutzer angepasst werden? Diskutieren Sie, wie personalisierte KI die Benutzererfahrung verbessern könnte.
- KI in der Kommunikation: Wie kann KI das Verfassen und Verwalten von E-Mails und anderen Kommunikationsformen verbessern? Welche Risiken könnten sich aus dem Einsatz von KI in der Kommunikation ergeben?
- Zukunftsperspektiven von KI in Büroanwendungen: Wie sehen Sie die Zukunft von KI in Büroanwendungen? Welche Entwicklungen erwarten Sie in den nächsten Jahren und wie könnten diese die Arbeitsweise in Unternehmen verändern?
Quiz
Sie haben das Modul absolviert? Perfekt. Dann am besten gleich den kurzen Wissens-Check machen und das digitale Badge als Nachweis für dieses Training abholen.
Weiterführende Schritte
- Probieren Sie selbst einmal Copilot aus: Spielen Sie mit den Funktionalitäten, die der Chatbot im Browser oder auf der eigenen Website bietet.
- Stellen Sie Fragen zu bestimmten Themen und lassen Sie sich eine Zusammenfassung als Fließtext oder in Stichworten ausgeben.
- Lassen Sie sich Informationen ausgeben, die Sie auf einer bestimmten Webseite suchen.